Giải pháp chuyển đổi số

II.1 TỔNG QUAN CHUYỂN ĐỔI SỐ

Chuyển đổi số là một phạm trù rất rộng trên phương diện toàn xã hội, chúng tôi xây dựng tài liệu này với mục tiêu đề xuất các thông tin, giải pháp và phần mềm bám theo nhu cầu của quý đối tác. Cụ thể, tổng quan các công việc trong Chuyển đổi số như sau:

Hình 1: Tổng quan chuyển đổi số

1. Số hóa dữ liệu

1.1 Mô tả chung

1. Dữ liệu vận hành sẽ được nhập thông qua giao diện phần mềm
2. Scan văn bản giấy và lưu trữ thành dữ liệu số để phục vụ bóc tách dữ liệu và tra cứu nhanh văn bản điện tử
3. Chuyển từ lưu văn bản giấy sang dữ liệu số, lưu trữ thành tệp dữ liệu(file), cơ sở dữ liệu(database)

Hình 2: Số hóa dữ liệu

1.2 Ưu điểm

• Dữ liệu đầu vào được kiểm soát, hạn chế sai sót do con người.
• Dữ liệu tập trung, nhất quán, không phân tán. Đồng nhất hình thức lưu trữ dữ liệu
• Hệ thống dữ liệu đảm bảo hoạt động 24/7
• Dữ liệu được bảo mật, phân quyền theo nghiệp vụ
• Dễ dàng tra cứu, truy vết thông tin
• Tăng năng suất làm việc
• Tiết kiệm chi phí: in ấn, nhân sự, thời gian. Thân thiện môi trường
• Khôi phục dữ liệu dễ dàng sau sự cố
• Tiết kiệm diện tích, không gian làm việc

1.3 Nhược điểm

• Nhân sự cần đáp ứng tối thiểu khả năng sử dụng tin học
• Thời gian chuyển đổi không ngay lập tức, mà chia nhỏ theo giai đoạn, công việc có thể sẽ phát sinh khi quá độ trong quá trình triển khai

2. Số hóa Quy trình, Nghiệp vụ

2.1 Mô tả chung

• Quy trình vận hành thực tế sẽ được chuyển hóa thành quy trình phần mềm
• Quy trình hoạt động tuần tự theo nghiệp vụ, bước nào làm trước, bước nào làm sau. Cán bộ nào ở khâu nào sẽ nhận được thông báo việc cần xử lý ở khâu đó
• Các bước lên Yêu cầu, Phê duyệt sẽ được xác nhận trên phần mềm. Việc in bản cứng, ký đóng dấu sẽ được scan lên hệ thống

Hình 3: Số hóa quy trình, nghiệp vụ

2.2 Ưu điểm

• Nhân sự làm việc hiệu quả hơn nhờ nhắc nhở của phần mềm
• Quy trình đảm bảo làm đúng các bước, không thiếu sót và không thừa
• Cấp lãnh đạo ra quyết định Phê duyệt/Không phê duyệt dễ dàng hơn
• Cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng biết được tiến độ của công việc, dự án
• Cán bộ quản lý các cấp sẽ dễ dàng nắm bắt được tình hình của cấp dưới, để có hình thức khen thưởng và kỷ luật kịp thời

2.3 Nhược điểm

• Nhân sự không hoàn thành ở một khâu sẽ gây chậm trễ ở khâu khác, và quy trình sẽ cần được bổ sung

3. Phân tích dữ liệu

3.1 Mô tả chung

• Dữ liệu thô được bóc tách và tinh gọn để phục vụ báo cáo
• Báo cáo sẽ phân loại từ tổng thể tới chi tiết để phục vụ công việc hàng ngày và các cấp lãnh đạo ra quyết định quan trọng
• Báo cáo phức tạp sẽ được tính toán sẵn để đảm bảo việc truy vấn dữ liệu không mất thời gian chờ đợi tổng hợp

Hình 4: Phân tích dữ liệu

 

3.2 Ưu điểm

• Truy vấn và khai thác dữ liệu nhanh chóng
• Dữ liệu báo cáo sẽ tức thời tại thời điểm truy vấn

3.3 Nhược điểm

• Dữ liệu đầu vào cần được cập nhật theo thời điểm phát sinh để đảm bảo báo cáo sát với thực tế
• Dữ liệu đầu vào cần được kiểm soát chặt chẽ, dữ liệu đầu vào không chuẩn sẽ có thể gây ra dữ liệu báo cáo kém chính xác, ảnh hưởng việc ra quyết định

4. Công cụ phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ

4.1 Mô tả chung

• Phục vụ đặc thù công việc: ví dụ phần mềm chấm công sẽ thay cho việc kiểm soát nhân sự ra vào thì sẽ thông qua thiết bị và dữ liệu ra vào sẽ được ghi nhận lên phần mềm
• Nghiệp vụ đặc thù sẽ được phần mềm hỗ trợ tối đa
• Cán bộ vận hành sẽ tập trung vào nghiệp vụ, vận hành và quy trình, phần mềm sẽ hỗ trợ các công việc còn lại

4.2 Ưu điểm

• Hạn chế các sai sót do vận hành bằng con người
• Dữ liệu được ghi nhận và đẩy vào báo cáo tức thời

4.3 Nhược điểm

• Nhân sự có thể thay đổi vai trò trong tổ chức

5. Tự động hóa(RPA)

5.1 Mô tả chung

• Xử lý các việc lặp đi lặp lại bằng Robot phần mềm
• Có thể xử lý các công việc theo quy trình
• Cán bộ có thể tự xây dựng quy trình Robot theo ý của mình

5.2 Ưu điểm

• Cán bộ sẽ tập trung các công việc quan trọng, các công việc tốn thời gian và lặp lại sẽ được robot xử lý
• Robot sẽ xử lý nhanh hơn, chính xác hơn
• Robot hoạt động 24/7 không có giờ nghỉ
• Tối ưu vận hành cho cán bộ, tổ c

5.3 Nhược điểm

• Cán bộ sử dụng cần chính xác tối đa để tránh sai sót hàng loạt
• Nhân sự có thể thay đổi vai trò trong tổ chức

II.2. Các sản phẩm Chuyển đổi số

Khi tổ chức đang lưu trữ nhiều định dạng file và dữ liệu tồn tại dưới các dạng như:

• Cán bộ đang nhập liệu, tính toán trên excel
• Báo cáo, công văn được ghi nhận dưới dạng file word
• Các thiết bị chuyên dụng ghi nhận dữ liệu dưới các file nhị phân
• Báo cáo từ các cấp gửi lên dưới dạng giấy, và cán bộ cần phải nhập lại dữ liệu lên máy tính
• Dữ liệu được ghi nhận và báo cáo thông qua email
• Dữ liệu được ghi nhận và báo cáo thông qua các nền tảng chat
• Dữ liệu được tổng hợp theo các website việc lưu trữ như vậy sẽ khiến dữ liệu phân mảnh, việc tìm kiếm và tổng hợp sẽ rất tốn nguồn lực thời gian và nhận sự, kèm theo các rủi ro về sai sót dữ liệu trong quá trong trình ghi nhận

Chúng tôi đề xuất các giải pháp dưới đây để giúp quý đối tác có thể giảm bớt các vướng mắc trên

6. Số hóa Dữ liệu

6.1 Phần mềm Bóc tách dữ liệu từ Excel, Word, File dữ liệu nhị phân

Hình 5: Các bước của bóc tách dữ liệu từ file

Cán bộ sẽ tải các file lên hệ thống và lựa chọn robot bóc tách dữ liệu, sau khi dữ liệu được bóc tách xong. Cán bộ sẽ vào rà soát và xác nhận hoặc chỉnh sửa dữ liệu nếu thấy cần thiết.

Cán bộ có thể vào tra cứu dữ liệu tại bất cứ thời điểm nào.

6.2 Phần mềm Đọc và chuyển đổi dữ liệu từ file scan sang dữ liệu hệ thống

Hình 6: Các bước chuyển dữ liệu từ file scan

    Cán bộ sẽ thực hiện scan tài liệu thông qua các thiết bị scan chuyên dụng(máy scan, điện thoại di động,...) và gửi file scan lên hệ thống, hệ thống sẽ thực hiện bóc tách nội dung văn bản và gửi thông báo cáo tới cán bộ sau khi hoàn thành. Cán bộ sẽ vào rà soát và xác nhận hoặc chỉnh sửa dữ liệu nếu thấy cần thiết.

Cán bộ có thể vào tra cứu dữ liệu tại bất cứ thời điểm nào.

6.3 Phần mềm Chuyển đổi nội dung Email sang dữ liệu hệ thống

Hình 7: Các bước chuyển dữ liệu từ email

Cán bộ sẽ thiết lập các địa chỉ email nguồn và định dạng nhận biết các email sẽ thu thập bởi robot, khi có email mới robot sẽ tự động lọc và lấy dữ liệu với các email cần thu thập. Cán bộ sẽ nhận được thông báo khi robot thực hiện thu thập xong. Cán bộ sẽ vào rà soát và xác nhận hoặc chỉnh sửa dữ liệu nếu thấy cần thiết.

Cán bộ có thể vào tra cứu dữ liệu tại bất cứ thời điểm nào.

6.4 Phần mềm Chuyển đổi nội dung chat(Zalo, Viber,...) sang dữ liệu hệ thống

Hình 8: Các bước chuyển dữ liệu từ chat

Cán bộ sẽ thiết lập các địa chỉ tài khoản nguồn và định dạng nhận biết các nội dung sẽ thu thập bởi robot, khi có nội dung chat mới robot sẽ tự động lọc và lấy dữ liệu với các nội dung chat cần thu thập. Cán bộ sẽ nhận được thông báo khi robot thực hiện thu thập xong. Cán bộ sẽ vào rà soát và xác nhận hoặc chỉnh sửa dữ liệu nếu thấy cần thiết.

Cán bộ có thể vào tra cứu dữ liệu tại bất cứ thời điểm nào.

6.5 Phần mềm Thu thập thông tin trên Internet sang dữ liệu hệ thống

Hình 9: Các bước thu thập thông tin từ internet

Cán bộ sẽ thiết lập các website nguồn hoặc các từ khóa, Robot sẽ căn cứ vào đấy để đi dò tìm các dữ liệu theo từ khóa. Dữ liệu sẽ được lưu trữ và tổng hợp.

Cán bộ có thể vào tra cứu dữ liệu tại bất cứ thời điểm nào.

7.Số hóa Quy trình

Quy trình vận hành thực tế sẽ được kiểm soát trên hệ thống phần mềm, cán bộ sẽ theo quy trình đã được số hóa để vận hành. Dữ liệu sẽ được lưu trữ để theo dõi quản lý và phục vụ công tác báo cáo và khai thác dữ liệu

7.1Phần mềm Quản lý Tài liệu

Hình 10: Các tính năng của phần mềm quản lý tài liệu

Cán bộ có thể thêm mới, chỉnh sửa nội dung tài liệu ngay trên phần mềm. Hoặc có thể làm bằng các phần mềm khác và tài lên hệ thống.

Cán bộ quản lý có thể phân quyền từng loại tài liệu hoặc cụ thể tài liệu cho từng tổ chức, cá nhân. Và có thể phân chi tiết Quyền xem, Quyền chỉnh sửa, Quyền xóa,...

Cán bộ có thể gửi tài liệu và chia sẻ tài liệu ra bên ngoài thông qua email, tải tài liệu về máy.

Cán bộ có thể tạo lệnh in ấn ngay trên phần mềm.

Các cấp lãnh đạo có thể theo dõi báo cáo thống kê tại bất cứ thời điểm nào.

7.2 Phần mềm Quản lý Nhân sự

Hình 11: Các tính năng trong phần mềm quản lý nhân sự

Thông tin cán bộ sẽ được ghi nhận (hoặc đồng bộ từ hệ thống khác)

Module chấm công sẽ ghi nhận đầy đủ lịch trình hàng ngày ra vào, phục vụ công tác theo dõi hiệu quả giờ giấc đi làm và tính lương

Đánh giá hiệu quả công việc được ghi nhận, cấu hình và đánh giá bằng module KPI (Quản lý hiệu quả công việc)

Nhân sự cần tuyển sẽ qua các vòng và quá trình đạo sẽ được quản lý tất cả qua Tuyển dụng nhân sự

Các cấp lãnh đạo có thể theo dõi báo cáo thống kê tại bất cứ thời điểm nào.

7.3 Phần mềm Quản lý Công việc

Hình 12: Các tính năng trong phần mềm quản lý công việc

Thông tin dự án, quy mô dự án, nhân sự tham gia dự án, các hạng mục công việc, thời hạn thực hiện và tiến độ dự án sẽ được quản lý thông qua module Quản lý dự án

Module Quản lý công việc sẽ quản lý từ khi công việc được tạo, lịch thực hiện, các nhân sự phụ trách, nhân sự quản lý, khách hàng và tiến độ thực hiện Tiến độ dự án là module sẽ theo dõi tổng quan tất cả các dự án, tình hình thực hiện, các vấn đề, sự cố và phản hồi của khách hàng

Tiến độ công việc sẽ bao quát toàn bộ công việc của tổ chức, kịp thời cảnh báo cho các cấp quản lý biết tình hình, đưa ra các quyết định chỉ đạo kịp thời để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng chỉ tiêu

Các phản hồi của khách hàng, thông tin khách hàng sẽ được quản lý trong Module Khách hàng

Các cấp lãnh đạo có thể theo dõi báo cáo thống kê tại bất cứ thời điểm nào

7.4 Phần mềm Quản lý Kho, Tài sản

Hình 13: Các tính năng trong phần mềm quản lý kho